Пять цифр, которые владелец магазина должен смотреть раз в неделю
Отчётность в маленьком магазине обычно существует в двух крайностях: либо её нет вообще, либо раз в год бухгалтер сдаёт что-то, что никак не влияет на завтрашний день.
Между этими крайностями есть рабочий вариант: пятнадцать минут раз в неделю и пять цифр, каждая из которых ведёт к конкретному действию. Ниже — что это за цифры и что делать с каждой.
1. Общая сумма долгов и её направление
Смотреть нужно не на само число, а на разницу с прошлой неделей. Сумма выросла — значит, вы отпустили в долг больше, чем вам вернули.
Одна неделя роста ничего не значит: бывают закупочные пики, праздники, зарплатные циклы. Три недели роста подряд — это уже тенденция, и она означает, что оборотные средства утекают в дебиторку.
Действие: при третьей неделе роста временно ужесточить правила — не отпускать в долг тем, у кого уже есть открытый долг, пока сумма не пойдёт вниз.
2. Приходы против выданного в долг
Два числа за одну неделю: сколько денег вам вернули и на сколько вы отпустили товара в долг. Это самый честный индикатор здоровья: если возвраты стабильно меньше выдач, магазин работает в минус по оборотным средствам, даже когда наценка хорошая.
Действие: отрицательная разница две недели подряд — включать напоминания на всех, а не только на просроченных.
3. Возраст долгов
Одна и та же сумма может быть здоровой и мёртвой. Разделите дебиторку на три корзины: до 30 дней, 30–90 дней, старше 90.
Первая корзина — нормальная работа. Вторая — зона внимания, здесь ещё возвращают, но уже нужно напоминать. Третья — почти потеря: после трёх месяцев тишины возвращается малая часть.
Здоровое соотношение для розницы — когда третья корзина не превышает десятой части всей суммы. Если в ней треть, магазин годами носит в расчётах деньги, которых у него нет.
Действие: долги из второй корзины — в еженедельный обзвон, из третьей — в отдельный список для личных разговоров и решения о списании.
4. Пять крупнейших должников
Концентрация риска важнее общей суммы. Посмотрите, какую долю дебиторки составляют пять самых крупных долгов.
Если пятеро держат половину всей суммы, судьба ваших оборотных средств зависит от пяти человек — и любой их переезд или потеря работы бьёт по магазину сильнее, чем два десятка мелких невозвратов.
Действие: по крупным должникам договариваться о графике частичных платежей, а не ждать всю сумму разом. И не увеличивать им лимит, пока долг не снизится.
5. Новые должники за неделю
Сколько человек взяли в долг впервые. Этот показатель показывает, соблюдаются ли ваши правила — особенно если за прилавком стоит наёмный продавец.
Резкий рост новых должников почти всегда означает, что правило «в долг только постоянным» перестало работать: продавцу проще согласиться, чем отказать.
Действие: сверить список новых должников с вашими правилами и вернуть разговор о лимитах на планёрку с продавцами.
Регламент: понедельник, пятнадцать минут
Работает не сам факт наличия отчётов, а привычка. Формат простой: каждый понедельник утром, до открытия, пять цифр выписываются в одну строку — на бумаге или в заметке в телефоне.
Через месяц у вас появится история из четырёх строк, и она скажет о магазине больше, чем годовой отчёт: видно направление, а не срез.
Строка выглядит примерно так: «18,4 млн (+0,9) / вернули 6,2 — отпустили 7,1 / 90+ дней: 2,1 млн / топ-5: 41% / новых: 6». Пять секунд на чтение, но по четырём таким строкам подряд видно всё: сумма растёт, возвраты отстают, старых долгов прибавляется.
Ещё одно правило: смотреть цифры должен владелец, а не продавец. Не из недоверия — просто решения по лимитам и списаниям принимает тот, чьи это деньги.
Чего в этом списке нет
Намеренно нет выручки, среднего чека и маржи. Они важны, но управляются другими решениями — ассортиментом и ценой. Смешивать их с долгами в одном еженедельном разборе не стоит: список из пятнадцати показателей не смотрят вообще никогда, а список из пяти реально смотрят каждую неделю.
Нет здесь и количества SMS или числа звонков. Это не результат, а усилие: важно не сколько напоминаний ушло, а насколько сократился средний срок возврата.
Откуда брать цифры
Ни одна из пяти цифр не достаётся из тетради: там есть записи, но нет итогов, и уж точно нет возраста долга и динамики за неделю.
В MyQarz общая сумма и количество должников видны сразу на главном экране, а отчёты и аналитика доступны начиная с тарифа «Микро»: расширенные — на «Стандарте», полные — на «Максимуме». Со «Стандарта» же появляется выгрузка в Excel и PDF — она нужна, когда данные надо показать бухгалтеру, партнёру или банку.
Начать стоит с малого: выписывать пять цифр четыре понедельника подряд. Разница между первой и четвёртой строкой обычно и есть ответ на вопрос, куда уходят деньги магазина.
