Дебиторка и кредиторка простыми словами: что показывает главный экран
Слова «дебиторская» и «кредиторская задолженность» звучат так, будто нужны только бухгалтеру. На самом деле за ними стоят два простых вопроса, которые владелец магазина задаёт себе каждый день: сколько денег мне должны и сколько должен я. Разберёмся без терминов, а потом посмотрим, как это выглядит на главном экране MyQarz.
Дебиторы — те, кто должен вам
Дебиторская задолженность — это ваши деньги, которые находятся у других людей. Вы отдали товар, а деньги за него получите позже. Формально товар продан, фактически выручки нет.
Главная ловушка здесь — считать такую продажу прибылью. Товар ушёл с полки, в тетради появилась запись, но денег на закупку следующей партии она не даёт. Магазин с растущей дебиторкой может выглядеть успешным по обороту и при этом не иметь средств на пополнение ассортимента.
Полезно смотреть на дебиторку как на беспроцентный кредит, который вы выдали своим покупателям. Он оправдан, если возвращается быстро и удерживает клиентов. Он вреден, если растёт из месяца в месяц и живёт дольше, чем ваш товарный цикл.
Кредиторы — те, кому должны вы
Кредиторская задолженность — зеркальная ситуация: вы взяли товар у поставщика с отсрочкой или получили предоплату от клиента, но обязательство ещё не закрыли. Это чужие деньги, которыми вы временно пользуетесь.
В мелкой рознице кредиторка встречается в двух видах: отсрочка платежа поставщику и переплата клиента — когда покупатель внёс больше, чем был должен, и разница осталась за вами.
Сама по себе кредиторка не плохая. Плохо, когда её срок короче, чем срок возврата вашей дебиторки: поставщику платить через десять дней, а ваши покупатели отдают через месяц. Это классический кассовый разрыв — прибыль на бумаге есть, а платить нечем.
Что показывает главный экран
На дашборде MyQarz шесть чисел, объединённых в три пары. В каждой паре — количество клиентов и сумма.
Приходы: сколько клиентов и на какую сумму. Это движение денег в вашу сторону: платежи, которые внесли покупатели. Число показывает, насколько активно к вам возвращаются.
Дебиторы: сколько должников и общая сумма долга. Та самая цифра, которую невозможно посчитать в тетради. Это ваши деньги вне бизнеса.
Кредиторы: сколько клиентов с положительным балансом и на какую сумму. Переплаты и авансы — то, что вы фактически должны отдать товаром.
Три пары дают всю картину за секунду: сколько к вам пришло, сколько застряло у покупателей и сколько вы должны сами.
Как это читать
Смотрите на динамику, а не на разовое значение. Сумма долгов в 15 миллионов ничего не значит без контекста. Значение имеет направление: месяц назад было 11, сейчас 15 — вы отпускаете в долг быстрее, чем вам возвращают.
Сравнивайте дебиторку с закупкой. Если сумма долгов сопоставима со стоимостью вашего месячного заказа поставщику, вы фактически финансируете покупателей за счёт оборотных средств. Это работает, пока поставщик даёт отсрочку, и ломается в первый же месяц, когда не даст.
Считайте количество, а не только сумму. Двадцать должников по сто тысяч и один должник на два миллиона — совершенно разные риски. В первом случае часть вернётся почти наверняка, во втором всё зависит от одного человека.
Обращайте внимание на возраст долга. Свежий долг — нормальная часть работы. Долг старше трёх месяцев — это уже не дебиторка, а вероятная потеря, и её лучше признать честно, чем годами держать в списке живых.
Простое правило на каждую неделю
Раз в неделю задавайте себе три вопроса и отвечайте на них по дашборду:
- Сумма долгов выросла или снизилась за неделю?
- Приходы за неделю покрывают то, что вы отпустили в долг?
- Есть ли клиенты, по которым нет движения больше месяца?
Если на первый вопрос ответ «выросла» три недели подряд, а на второй — «нет», пора не искать новых поставщиков, а собирать своё. Начать стоит с автоматических напоминаний: они возвращают ту часть долгов, которую просто забыли.
Дальше остаются те, с кем нужно разговаривать лично, — и их обычно немного. Главное, что теперь вы точно знаете, кто это и на какую сумму.
Пример на цифрах
Магазин с месячным оборотом 40 миллионов сумов. Закупка у поставщика — 25 миллионов, отсрочка 14 дней. В долгах у покупателей висит 18 миллионов, средний срок возврата — около месяца.
Формально всё хорошо: оборот есть, наценка есть, прибыль на бумаге тоже. Фактически магазин каждые две недели должен закрыть поставщику, а деньги от покупателей приходят вдвое медленнее. Разрыв закрывается либо новой отсрочкой, либо сокращением закупки — то есть пустеющей полкой.
Что здесь меняет ситуацию: не рост продаж, а сокращение срока возврата. Если те же 18 миллионов возвращаются не за месяц, а за две недели, кассовый разрыв исчезает без единого дополнительного сума в обороте. Именно поэтому регулярные напоминания дают эффект быстрее, чем любые акции.
